„Für HR sind wir noch zu klein.“
Diesen Satz hören wir ziemlich häufig – und meistens von Unternehmen, bei denen gerade ziemlich viel passiert.

Das Produkt steht, die ersten Kunden sind da, vielleicht ist auch die erste Finanzierungsrunde geschafft. Neue Kolleginnen und Kollegen kommen dazu, Verantwortlichkeiten verändern sich und eigentlich läuft es ziemlich gut.

Nur dieser eine Arbeitsvertrag müsste noch raus. Nächste Woche startet eine neue Kollegin und irgendjemand sollte sich noch Gedanken über ihr Onboarding machen. Das Feedbackgespräch wurde inzwischen zweimal verschoben und irgendwo im Postfach liegt eine Nachricht zum Thema Elternzeit, bei der gerade niemand so genau weiß, was eigentlich zu tun ist.

Aber HR? Dafür seid ihr doch noch viel zu klein. Oder?
Vielleicht für eine eigene Personalabteilung. Für Personalthemen ziemlich sicher nicht.
Denn HR für Startups beginnt nicht erst mit einer bestimmten Mitarbeiterzahl oder einer eigenen HR-Stelle. Personalthemen sind einfach irgendwann da – oft lange bevor jemand offiziell für sie zuständig ist.
Und mit ihnen ein paar Sätze, die wir von Start-ups ziemlich oft hören.

Das machen wir nebenbei“ – funktioniert HR für Startups so?

Klar. Machen am Anfang wahrscheinlich die meisten so.
Die Gründerin kümmert sich um den Arbeitsvertrag, jemand aus Operations hat auch noch die vorbereitende Lohnbuchhaltung übernommen und Bewerbungsgespräche führen die Menschen, die gerade Zeit dafür haben.

Das kann erstaunlich gut funktionieren – die spannendere Frage ist nur, was „nebenbei“ eigentlich bedeutet.

Wenn der Arbeitsvertrag am Sonntagabend geschrieben wird, weil unter der Woche niemand dazu gekommen ist, hat das Wort vielleicht langsam seine Bedeutung verloren. Und wenn das Mitarbeitergespräch zum dritten Mal verschoben wird, weil immer etwas Dringenderes dazwischenkommt, ist das auch weniger eine Frage der Teamgröße als eine der verfügbaren Zeit.

Personalthemen haben nämlich eine etwas unangenehme Eigenschaft: Sie erledigen sich selten von selbst.

Man kann sie verschieben, zwischen zwei Meetings quetschen und manches kann tatsächlich auch mal ein paar Tage warten. Aber irgendwann kostet das Improvisieren mehr Zeit, als eine vernünftige Lösung gekostet hätte.

Und genau da wird HR für Startups interessant: nicht weil plötzlich eine bestimmte Mitarbeiterzahl erreicht ist, sondern weil „nebenbei“ irgendwann ziemlich viel Zeit beansprucht.

„Aber wir sind ein Start-up. Bei uns läuft das anders.“

Diesen Satz mögen wir ziemlich gerne. Denn ja: Bei euch läuft es anders. Und hoffentlich bleibt das auch so.
Niemand möchte aus einem schnellen, pragmatischen Start-up plötzlich einen kleinen Konzern machen, in dem für jede Entscheidung ein Prozessdiagramm existiert und für die Bestellung einer neuen Kaffeemaschine drei Freigaben notwendig sind.

Professionelles HR für Startups muss deshalb nicht bedeuten, dass plötzlich alles komplizierter wird. Eigentlich sollte das Gegenteil passieren.

Wenn klar ist, wie ein Onboarding abläuft, muss es nicht bei jeder neuen Person neu erfunden werden. Wenn es eine brauchbare Vorlage gibt, beginnt ein Arbeitsvertrag nicht jedes Mal mit der Suche nach der Datei vom letzten Kollegen. Und wenn klar ist, wer sich um ein Personalthema kümmert, muss die Frage nicht erst durch drei Slack-Channels wandern.

Gutes HR bedeutet deshalb nicht möglichst viele Prozesse, sondern die richtigen: so viel Struktur, dass Dinge funktionieren – und so wenig, dass ihr trotzdem schnell bleiben könnt.

„Unsere Leute kommen einfach zu uns, wenn etwas ist.“

Sehr gut. Eine offene Kultur, kurze Wege und direkter Austausch sind schließlich etwas, das viele junge Unternehmen ganz bewusst erhalten möchten.

Nur ersetzt eine offene Tür nicht automatisch eine klare Zuständigkeit.

Manchmal möchte jemand ein sensibles Thema nicht direkt mit der Geschäftsführung besprechen. Manchmal steht ein Team Lead selbst vor einer Situation und wäre ganz froh, jemanden fragen zu können. Und manchmal ist überhaupt nicht das Gespräch das Problem, sondern das, was danach passiert.

Wer kümmert sich darum? Was muss dokumentiert werden? Was ist als Nächstes zu tun? Und wer hat eigentlich zugesagt, sich darum zu kümmern?

Gutes HR soll eure persönliche Kultur nicht ersetzen. Es soll dafür sorgen, dass sie auch dann noch funktioniert, wenn nicht mehr alle gemeinsam an einen Tisch passen.

Genau darin kann auch HR für Startups eine wichtige Rolle spielen: nicht mehr Distanz oder Bürokratie zu schaffen, sondern kurze Wege und persönliche Zusammenarbeit auch dann zu erhalten, wenn das Team größer wird.

„Das können wir doch googeln.“

Klar. Das tun wir übrigens auch.
Das Internet ist voll mit Informationen zu Arbeitsverträgen, Elternzeit, Recruiting, Mitarbeitergesprächen, Zeugnissen und wahrscheinlich jedem anderen Thema rund um HR für Startups, das euch irgendwann begegnen wird.

Die Herausforderung besteht meistens nicht darin, überhaupt eine Information zu finden. Sondern herauszufinden, welche davon für eure konkrete Situation relevant ist – und manchmal auch darin zu erkennen, dass hinter einer scheinbar kleinen Frage noch eine zweite steckt.

Vor allem stellt sich aber eine andere Frage: Sollte die Geschäftsführung eines wachsenden Unternehmens ihre Zeit damit verbringen?
Wahrscheinlich habt ihr euer Start-up nicht gegründet, damit jemand am Dienstagabend um 21:47 Uhr herausfindet, welche Unterlagen beim Offboarding noch fehlen.

Es gibt Menschen, die sich mit solchen Dingen tatsächlich gerne beschäftigen.
Wir zum Beispiel.

Macht HR für Startups alles nur bürokratischer?

Kann passieren. Muss aber nicht.

Schlechtes HR kann erstaunlich viele Formulare produzieren. Gutes HR sollte vor allem eines produzieren: weniger unnötige Arbeit.

Ein Prozess ist nicht automatisch gut, nur weil er irgendwo dokumentiert ist. Und eine Vorlage ist nicht hilfreich, wenn niemand sie benutzt.

Gerade HR für Startups sollte sich deshalb an das Unternehmen anpassen – nicht umgekehrt. Vielleicht braucht ihr für ein Thema einen klaren Ablauf, für ein anderes reicht eine vernünftige Vorlage und für das nächste schlicht jemand, der weiß, was zu tun ist.

Nicht alles braucht einen Prozess. Aber Dinge, die ständig wiederkommen, müssen auch nicht jedes Mal zum ersten Mal passieren.

„Das machen wir später.“

Auch verständlich. In einem wachsenden Unternehmen gibt es eigentlich immer etwas, das gerade wichtiger aussieht: der nächste große Kunde, der Produktlaunch, die Finanzierung oder eine offene Stelle, die dringend besetzt werden muss.

HR kann da gefühlt noch zwei Wochen warten. Und dann noch einmal zwei.
Das führt meistens nicht direkt zur großen Katastrophe. Viel häufiger passiert etwas deutlich Unspektakuläreres: Es wird lästig.

Onboardings werden jedes Mal ein bisschen anders improvisiert, Führungskräfte lösen Personalthemen irgendwie selbst, Informationen liegen an fünf verschiedenen Stellen und Dinge werden vergessen oder später noch einmal angefasst.
Irgendwann verbringt jemand ziemlich viel Zeit damit, Probleme zu lösen, die mit etwas Struktur gar keine mehr wären.

Deshalb ist HR für Startups nicht erst dann sinnvoll, wenn etwas schiefläuft. Oft reicht schon der Moment, in dem dieselben Personalthemen immer wieder Zeit kosten, um sich zu fragen: Können wir das eigentlich einfacher organisieren?

Ab wann braucht ein Startup HR?

Eine feste Mitarbeiterzahl gibt es dafür nicht. HR für Startups wird vor allem dann relevant, wenn Personalthemen regelmäßig Zeit im Gründer- oder Führungsteam binden, Zuständigkeiten unklar werden oder wichtige Aufgaben immer wieder liegen bleiben.
Deshalb finden wir die Frage „Ab wann sind wir groß genug für HR?“ eigentlich gar nicht so hilfreich.

Spannender ist:
Ab wann macht gutes HR unseren Alltag einfacher?
Das kann bei zwölf Mitarbeitenden sein. Oder bei 30. Vielleicht bei euch auch noch nicht.

Eine magische Mitarbeiterzahl gibt es nicht. Aber es gibt ziemlich gute Anzeichen: wenn Personalthemen immer wieder liegen bleiben, niemand so richtig weiß, wer zuständig ist oder Führungskräfte regelmäßig Zeit mit Dingen verbringen, bei denen sie selbst gerne Unterstützung hätten.

Oder wenn „Das machen wir nebenbei“ inzwischen erstaunlich häufig abends bedeutet.

Dann geht es auch gar nicht darum, sofort eine eigene Personalabteilung aufzubauen. Sondern erst einmal darum, dafür zu sorgen, dass Personalthemen zuverlässig funktionieren.
Denn Wachstum ist ohnehin schon turbulent genug. Da ist es ganz angenehm, wenn nicht auch jeder Arbeitsvertrag, jedes Onboarding und jede Rückfrage wieder ein kleines neues Projekt wird.

Und wenn wir das nächste Mal hören:
„Für HR sind wir noch zu klein“,
würden wir deshalb wahrscheinlich antworten:
Für eine eigene Personalabteilung vielleicht. Für gutes HR ziemlich sicher nicht.

Und falls ihr euch gerade fragt, wie viel HR in eurer aktuellen Phase eigentlich sinnvoll ist: Darüber können wir sprechen.
Ganz pragmatisch – und ohne aus zwölf Mitarbeitenden direkt einen Konzern zu machen.