„Sorry, vielleicht ist das eine dumme Frage, aber …“
Wenn eine Nachricht so anfängt, wissen wir meistens schon: Die Frage ist ziemlich sicher nicht dumm.

Vielleicht geht es um Resturlaub, eine Krankmeldung oder Elternzeit. Vielleicht liegt ein Arbeitsvertrag auf dem Tisch und jemand ist sich bei einer Formulierung unsicher. Vielleicht steht ein Gespräch an und es fehlt noch das gute Gefühl dafür, wie man am besten damit umgeht. Oder jemand möchte tatsächlich einfach nur wissen, wo noch einmal ein bestimmtes Dokument zu finden ist.

Für uns sind viele dieser Dinge Alltag. Für die Person, die uns gerade schreibt, sind sie es vielleicht nicht. Und genau deshalb finden wir: Ein HR-Ansprechpartner sollte jemand sein, den man einfach fragen kann. Ohne vorher zehn Minuten darüber nachzudenken, ob das Anliegen wichtig genug, kompliziert genug oder überhaupt „HR genug“ ist.

Vielleicht gibt es auch bei uns Fragen, bei denen wir kurz schmunzeln. Natürlich. Aber auch die dürfen gestellt werden.

Denn niemand muss alles über HR wissen. Nicht Mitarbeitende. Nicht Founder:innen. Und auch nicht Geschäftsführer:innen.
Sonst wären wir schließlich arbeitslos.

Die häufigste Einleitung für ziemlich normale Fragen

„Ich weiß nicht, ob ich damit bei euch richtig bin …“

Auch ein Klassiker. Dicht gefolgt von „Das ist jetzt vielleicht gar kein HR-Thema“ und natürlich unserem persönlichen Favoriten: „Kann ich euch mal ganz kurz was fragen?“

Das „ganz kurz“ ist dabei durchaus Auslegungssache. Manchmal ist eine Sache tatsächlich nach zwei Minuten geklärt, manchmal merken wir nach dem zweiten Satz, dass die angekündigten fünf Minuten heute etwas optimistisch waren.

Beides ist völlig in Ordnung.

Was wir viel spannender finden: Warum haben Menschen überhaupt das Gefühl, sich für eine Frage entschuldigen zu müssen?

Wer nicht jeden Tag mit Personalthemen arbeitet, kann schließlich nicht wissen, wie jede Situation einzuordnen ist. Was für uns Routine ist, begegnet einem Founder vielleicht zum ersten Mal. Und eine Mitarbeiterin, die zum ersten Mal Elternzeit beantragt, muss nicht vorher sämtliche Regelungen dazu studieren, bevor sie HR kontaktieren darf.

Ein guter HR-Ansprechpartner ist für uns deshalb nicht nur für die komplizierten Fälle da, sondern auch für die Fragen, bei denen die Antwort tatsächlich nur zwei Minuten dauert.

Gerade in Startups und KMU gibt es ständig ein erstes Mal

Das ist etwas, das wir an der Arbeit mit Startups und KMU besonders spannend finden: Unternehmen entwickeln sich – und mit ihnen die Fragen.

Irgendwann wird der erste Mitarbeiter eingestellt. Dann der zehnte. Dann vielleicht der fünfzigste. Und mit jedem Schritt entstehen Situationen, über die vorher schlicht niemand nachdenken musste.

Zum ersten Mal geht jemand in Elternzeit. Zum ersten Mal möchte jemand für längere Zeit aus dem Ausland arbeiten. Zum ersten Mal wird eine Rolle komplett neu gedacht. Zum ersten Mal gibt es eine längere Erkrankung, eine schwierige Trennung oder eine Frage, bei der alle im Raum kurz merken:

„Okay. Hatten wir so noch nicht.“

Das ist kein Zeichen dafür, dass HR schlecht organisiert ist. Es bedeutet erst einmal nur, dass ein Unternehmen gerade mit einer Situation konfrontiert ist, die neu ist.

Gerade Founder:innen und Geschäftsführer:innen sind es gewohnt, Lösungen zu finden. Das gehört schließlich ein bisschen zur Jobbeschreibung. Trotzdem muss niemand jede arbeitsrechtliche Regelung kennen oder bei jeder Personalfrage sofort wissen, welcher Weg der richtige ist.

Manchmal ist „Keine Ahnung, hatten wir noch nie“ eine vollkommen vernünftige erste Antwort.

Die zweite darf dann gerne sein: „Wir fragen unseren HR-Ansprechpartner.“

Niemand muss nebenbei zum HR-Profi werden

Wir erleben immer wieder, dass Menschen erstaunlich lange selbst nach einer Antwort suchen, bevor sie eine HR-Frage stellen.

Dann wurden schon fünf Google-Ergebnisse geöffnet, drei verschiedene Meinungen gelesen und möglicherweise noch jemand aus dem Bekanntenkreis gefragt, der „auch irgendwas mit Personal macht“.

Danach ist die Sache meistens nicht klarer. Eher im Gegenteil.

Natürlich muss nicht wegen jeder Kleinigkeit sofort der HR-Ansprechpartner eingeschaltet werden. Aber genauso wenig erwarten wir von einer Geschäftsführung, dass sie neben Strategie, Finanzen, Kunden und Team auch noch spontan zum Spezialisten für jede denkbare Personalsituation wird.

Das gilt genauso für Mitarbeitende. Wer eine Frage zum eigenen Arbeitsverhältnis hat, sollte nicht erst herausfinden müssen, welches Gesetz, welcher Prozess oder welche interne Regelung dafür relevant sein könnte.

Genau dafür gibt es einen HR-Ansprechpartner: eine feste Anlaufstelle für Personalfragen, die ein Thema einordnen, Rückfragen stellen und bei Bedarf genauer hinschauen kann.

Klingt eigentlich ziemlich simpel.

Finden wir auch.

Manchmal lautet unsere Antwort übrigens: „Kommt drauf an.“

Wir wissen, das ist nicht unbedingt die Antwort, die man sich wünscht. Aber im HR ist sie erstaunlich häufig die richtige.

„Kann ich das so machen?“

„Was genau habt ihr vor?“

„Müssen wir das schriftlich festhalten?“

„Was genau möchtet ihr festhalten?“

„Ist das arbeitsrechtlich okay?“

Sehr wahrscheinlich folgt jetzt mindestens eine Gegenfrage.

Natürlich gibt es Themen, bei denen wir sofort eine klare Antwort geben können. Bei anderen hängt die richtige Lösung vom konkreten Fall ab. Dann möchten wir verstehen, was passiert ist, wer beteiligt ist und was das Unternehmen eigentlich erreichen möchte.

Und manchmal sagen wir auch ganz offen: „Das müssen wir prüfen.“

Wir finden, das gehört zu einem guten HR-Ansprechpartner genauso dazu wie schnelle Antworten. Niemandem ist geholfen, wenn wir innerhalb von zehn Sekunden etwas sehr überzeugend Klingendes sagen, das am Ende nicht zur Situation passt.

Professionalität bedeutet für uns nicht, immer sofort alles zu wissen. Sondern zu wissen, wann man genauer hinschauen sollte.

Manche Fragen dauern zwei Minuten. Andere überraschend 45.

Auch das gehört zu unserem Alltag. Es gibt Fragen, bei denen wir kurz antworten und die Sache ist erledigt. Haken dran, weiter geht’s.

Und dann gibt es die anderen.

Eine scheinbar kleine Frage zum Vertrag führt plötzlich zu einem Gespräch darüber, wie sich eine Rolle entwickeln soll. Hinter einer Frage zu Arbeitszeiten steckt eigentlich ein ganz anderes Problem. Oder jemand möchte „nur kurz“ wissen, wie wir eine bestimmte Situation einschätzen – und eine halbe Stunde später sind wir drei Themen weiter.

Das lässt sich vorher nicht immer erkennen. Genau deshalb finden wir es wichtig, nicht jede HR-Frage wie ein Ticket zu behandeln, das möglichst schnell geschlossen werden muss. Manchmal braucht es nur eine Antwort, manchmal hilft eine Rückfrage und manchmal merkt man erst im Gespräch, worum es eigentlich geht.

Ein HR-Ansprechpartner muss aus unserer Sicht deshalb vor allem eines können: zuhören, bevor die Lösung kommt.

Klingt ebenfalls simpel. Ist aber erstaunlich wichtig.

Wir stellen selbst übrigens ziemlich viele Fragen

Wer mit uns arbeitet, merkt relativ schnell, dass wir nicht nur Fragen beantworten, sondern auch ziemlich viele stellen.

Wie macht ihr das bisher? Warum macht ihr es so? Was ist euch dabei wichtig? Funktioniert das im Alltag wirklich? Was soll sich verändern?

Und manchmal fragen wir auch ganz direkt:

„Braucht ihr das überhaupt?“

Gerade dieser letzte Punkt ist uns wichtig. Denn nur weil man im HR einen Prozess, ein Formular oder eine Richtlinie aufsetzen kann, heißt das noch lange nicht, dass ein Unternehmen sie braucht.

Wir arbeiten mit Startups und KMU. Da muss HR zum Unternehmen passen und nicht das Unternehmen zu irgendeiner theoretisch perfekten HR-Welt.

Wenn ein sauberer Prozess sinnvoll ist, setzen wir ihn auf. Wenn eine Vorlage reicht, wunderbar. Und wenn ein Gespräch die bessere Lösung ist, müssen daraus nicht plötzlich drei Formulare, sieben Freigabeschritte und ein 28-seitiges Handbuch werden.

Wir machen HR nicht komplizierter, nur damit es nach HR aussieht.

Das ist wahrscheinlich eine der einfachsten Beschreibungen dafür, wie wir bei allaboutHRLaw arbeiten: fachlich sauber, aber pragmatisch. Ein fester HR-Ansprechpartner ist für uns deshalb auch niemand, der einfach Standardantworten aus einer Schublade zieht, sondern jemand, der mitdenkt und im richtigen Moment auch einmal sagt: „Das können wir einfacher machen.“

Auch Geschäftsführer:innen müssen nicht auf alles eine Antwort haben

Nicht jede Frage selbst beantworten zu müssen, ist schon einmal ganz angenehm. Aber darum geht es uns nicht nur.

Ein HR-Ansprechpartner kann auch derjenige sein, bei dem Founder:innen und Geschäftsführer:innen ihre eigenen Fragen loswerden. Denn nur weil man am Ende eine Entscheidung treffen muss, heißt das nicht, dass man vorher schon genau wissen muss, welche Entscheidung die richtige ist.

„Wie würdet ihr damit umgehen?“

„Übersehen wir gerade etwas?“

„Ist das eine gute Idee oder machen wir uns damit an anderer Stelle ein Problem?“

Solche Fragen gehören für uns genauso zum HR-Alltag.

Gerade in Startups und KMU gibt es nicht für jede Situation einen Prozess, der seit zehn Jahren erprobt ist. Vieles passiert zum ersten Mal. Und manchmal hilft es schon enorm, jemanden zu haben, der ähnliche Situationen kennt, die richtigen Rückfragen stellt und gemeinsam sortiert, was jetzt eigentlich sinnvoll ist.

Nicht jede Entscheidung lässt sich abgeben. Aber man muss sie auch nicht immer allein durchdenken.

Was wir uns von unseren Kunden wünschen

Eigentlich nicht besonders viel: Fragt uns.
Ihr müsst vorher keine perfekte HR-Frage formulieren und auch nicht schon drei mögliche Lösungen vorbereitet haben. Ein ehrliches „Wir wissen gerade nicht, wie wir damit umgehen sollen“ reicht vollkommen.

Und wenn ihr nicht sicher seid, ob etwas überhaupt ein HR-Thema ist? Auch fragen.
Im schlimmsten Fall sagen wir: „Nein, dafür sind wir tatsächlich die Falschen.“
Dann haben wir immerhin beide etwas gelernt.

Uns ist jedenfalls lieber, jemand meldet sich einmal vermeintlich zu früh, als dass eine Unsicherheit liegen bleibt, weil niemand sicher war, ob man „damit wirklich zu HR gehen kann“.

Gibt es also wirklich keine dummen HR-Fragen?

Wir bleiben dabei: eigentlich nicht.

Es gibt Fragen, die wir jeden Tag hören, und welche, die auch uns überraschen. Es gibt Fragen mit einer Zwei-Minuten-Antwort und welche, bei denen wir erst einmal genauer hinschauen müssen. Und natürlich gibt es erstaunlich viele, die mit „Sorry, vielleicht ist das eine dumme Frage …“ anfangen und anschließend völlig berechtigt sind.

Für uns macht einen guten HR-Ansprechpartner deshalb nicht aus, auf alles möglichst kompliziert zu antworten oder bei jeder Gelegenheit zu zeigen, wie viel HR-Wissen man hat. Viel wichtiger ist, dass Mitarbeitende, Founder:innen und Geschäftsführer:innen wissen: Wenn ich eine Frage habe, kann ich sie stellen.

Genau so möchten wir bei allaboutHRLaw arbeiten: pragmatisch, wenn es pragmatisch sein darf. Gründlich, wenn es gründlich sein muss. Und ansprechbar für die großen Themen genauso wie für die kleinen Fragen zwischendurch.

Falls ihr euch also gerade fragt, ob eure Frage wirklich ein HR-Thema für euren HR-Ansprechpartner ist: Fragt uns einfach.
Vielleicht lautet die Antwort „Ja“. Vielleicht „Nein“. Vielleicht auch „Kommt drauf an“.
Mit Letzterem kennen wir uns ziemlich gut aus. 😉
Vorsprung durch Menschen.