Es ist Montagmorgen. Das Team sitzt im Meeting, die Aufgaben für die Woche werden besprochen und eigentlich läuft alles ziemlich gut.
„Kannst du dich diese Woche noch um die Präsentation kümmern?“
„Klar, mache ich.“
Wunderbar. Aufgabe verteilt, Verantwortung geklärt, nächster Punkt. Zumindest denkt das die Führungskraft.
Am Donnerstag kommt dann die Nachfrage: „Wie weit bist du eigentlich mit der Präsentation? Wir brauchen die morgen früh.“
Kurze Stille.
„Ach so, ich dachte, ich soll diese Woche erst mal die Inhalte zusammentragen.“
Und da ist er. Dieser eine Satz, der in Unternehmen vermutlich häufiger fällt, als irgendjemand zugeben möchte:
„Ich dachte, das wäre klar.“
War es aber offensichtlich nicht.
Solche Missverständnisse im Arbeitsalltag kennen wahrscheinlich die meisten. Die Führungskraft wundert sich, warum die Präsentation noch nicht fertig ist, während der Mitarbeitende nicht versteht, warum plötzlich Zeitdruck entsteht. Beide sind sich ziemlich sicher, dass sie alles richtig gemacht haben. Und vermutlich stimmt das aus ihrer jeweiligen Sicht sogar.
Das Interessante daran ist, dass niemand etwas falsch machen wollte. Trotzdem stehen am Ende zwei Menschen mit völlig unterschiedlichen Vorstellungen da. Und manchmal braucht es dafür nicht einmal ein ganzes Meeting. Eine kurze Nachricht im Chat reicht völlig aus.
Missverständnisse im Arbeitsalltag: Wenn „zeitnah“ für jeden etwas anderes bedeutet
Es gibt Formulierungen, die im Berufsleben so selbstverständlich verwendet werden, dass wir kaum noch darüber nachdenken. „Mach das bitte zeitnah“, „Wir sollten uns dazu noch einmal abstimmen“ oder „Halte mich auf dem Laufenden“ gehören definitiv dazu.
Klingt alles vernünftig. Nur was bedeutet eigentlich „zeitnah“? Heute Nachmittag, morgen oder irgendwann vor dem nächsten Monatsmeeting?
Und wann genau ist eine Führungskraft ausreichend auf dem Laufenden? Reicht eine Rückmeldung, sobald die Aufgabe erledigt ist, oder werden regelmäßige Zwischenstände erwartet?
Besonders schön ist auch die Bitte: „Kannst du das noch etwas professioneller machen?“ Was genau soll jetzt professioneller werden? Die Sprache, das Design, der Inhalt oder vielleicht einfach nur die Schriftgröße?
Natürlich möchte niemand für jede Kleinigkeit ein ausführliches Briefing erstellen. Gerade in kleineren Unternehmen sind kurze Wege und unkomplizierte Absprachen schließlich ein großer Vorteil. Aber manchmal steckt in einem vermeintlich eindeutigen Satz eben mehr Interpretationsspielraum, als uns bewusst ist. Und genau so entstehen Missverständnisse im Arbeitsalltag, obwohl eigentlich alle glauben, dass die Absprache klar war.
Und mit der digitalen Zusammenarbeit ist das nicht unbedingt einfacher geworden.
Da schreibt jemand in Microsoft Teams: „Kannst du dir das heute noch anschauen?“ Als Antwort kommt ein Daumen-hoch-Emoji. Für die eine Person ist damit klar, dass die Aufgabe heute erledigt wird. Die andere wollte vielleicht nur signalisieren, dass die Nachricht angekommen ist.
Am nächsten Morgen wundern sich dann beide, wie aus einer scheinbar eindeutigen Nachricht zwei völlig unterschiedliche Erwartungen entstehen konnten. Dabei liegt genau hier das Problem: Wir haben meistens schon eine ziemlich konkrete Vorstellung davon, was passieren soll, und gehen ganz selbstverständlich davon aus, dass unser Gegenüber dieselbe hat.
Nur leider gehört Gedankenlesen auch 2026 noch nicht zu den üblichen Bürokompetenzen.
Warum wir lieber nicken, statt noch einmal nachzufragen
Eigentlich ließen sich viele Missverständnisse im Arbeitsalltag mit einer kurzen Rückfrage vermeiden. „Bis wann genau brauchst du das?“ oder „Meinst du einen ersten Entwurf oder die fertige Version?“ würde meistens schon reichen.
Trotzdem fragen wir erstaunlich selten nach, obwohl gerade solche kurzen Rückfragen viele Missverständnisse im Arbeitsalltag verhindern könnten. Vielleicht, weil das Meeting ohnehin schon länger dauert als geplant, weil wir glauben, die Antwort zu kennen, oder weil wir nicht den Eindruck erwecken möchten, etwas nicht verstanden zu haben.
Gerade neue Mitarbeitende kennen das vermutlich gut. Man bekommt eine Aufgabe erklärt, nickt freundlich und denkt sich, dass man die offenen Punkte später schon irgendwie herausfinden wird. Schließlich möchte man nicht gleich bei jeder Kleinigkeit nachfragen und am besten schon in der ersten Woche zeigen, dass man selbstständig arbeiten kann.
Auf der anderen Seite sitzt die Führungskraft, die sich denkt: „Wenn noch etwas unklar ist, wird sie sich schon melden.“
Und schon haben wir zwei Menschen, die beide das Gefühl haben, die Situation sei geklärt.
Das Gleiche passiert übrigens auch in Teams, die schon lange zusammenarbeiten. Vielleicht sogar besonders häufig dort, wo man sich gut kennt und vieles inzwischen ganz selbstverständlich läuft.
Man kennt die Abläufe, die Vorlieben und die kleinen Eigenheiten. Man weiß, wer morgens erst einmal einen Kaffee braucht und wer schon vor neun Uhr die ersten drei Aufgaben erledigt hat. Das ist einerseits wunderbar, weil nicht ständig alles neu erklärt werden muss. Andererseits schleichen sich dadurch auch Annahmen ein, die irgendwann nicht mehr stimmen.
Sätze wie „Das machen wir doch immer so“ oder „Sie weiß doch, wie ich das meine“ fallen dann ganz selbstverständlich. Und meistens funktioniert das auch wunderbar. Zumindest so lange, bis sich Aufgaben, Verantwortlichkeiten oder die Zusammensetzung des Teams verändern.
Wenn aus fünf Kollegen plötzlich 30 werden
Gerade in wachsenden Start-ups und KMU lässt sich das gut beobachten. Was in einem kleinen Team noch ganz unkompliziert funktioniert hat, kann mit zunehmender Unternehmensgröße plötzlich zu Missverständnissen im Arbeitsalltag führen.
Als fünf Menschen gemeinsam an einem Projekt gearbeitet haben, wusste praktisch jeder, woran die anderen gerade sitzen. Informationen wurden nebenbei ausgetauscht, Entscheidungen schnell getroffen und offene Fragen im nächsten Gespräch geklärt.
Ein paar Jahre später arbeiten vielleicht 30 Mitarbeitende in unterschiedlichen Teams, teilweise remote, mit eigenen Aufgabenbereichen und Verantwortlichkeiten.Plötzlich reicht es nicht mehr, dass „irgendjemand schon Bescheid weiß“. Denn gerade wenn Teams wachsen und Aufgaben neu verteilt werden, können Missverständnisse im Arbeitsalltag entstehen, die vorher kaum eine Rolle gespielt haben.
Ein gutes Beispiel ist das Onboarding neuer Mitarbeitender.
„Wir sollten dafür sorgen, dass sich die neue Kollegin in den ersten Tagen gut zurechtfindet.“
Da sind sich natürlich alle einig. Nur wer kümmert sich eigentlich darum? Die Führungskraft, der Buddy, HR oder am besten alle gemeinsam?
Im ungünstigsten Fall fühlt sich jeder ein bisschen zuständig, aber niemand so richtig verantwortlich. Und während intern alle davon ausgehen, dass alles organisiert ist, fragt sich die neue Kollegin am zweiten Arbeitstag, wen sie eigentlich wegen ihres fehlenden Zugangs ansprechen soll.
Ähnlich ist es, wenn Führungskräfte Aufgaben abgeben und sagen: „Das kannst du gerne selbst entscheiden.“ Klingt nach Vertrauen und Eigenverantwortung, bis die Entscheidung dann doch anders ausfällt als erwartet.
Plötzlich heißt es: „Ach, ich dachte, du stimmst dich vorher noch einmal mit mir ab.“
Dabei hatte die andere Person gerade versucht, genau die Selbstständigkeit zu zeigen, die gewünscht war.
Solche Missverständnisse im Arbeitsalltag sind nicht automatisch ein Zeichen schlechter Zusammenarbeit. Häufig haben sich einfach die Anforderungen verändert, während die gewohnten Absprachen gleich geblieben sind.
Manchmal ist das größte Missverständnis im Arbeitsalltag die Annahme, dass es gar keines gibt.
Nicht jedes Missverständnis braucht gleich einen Workshop
Wenn solche Situationen häufiger vorkommen, ist schnell von einem Kommunikationsproblem die Rede. Und plötzlich steht die Frage im Raum, ob man nicht einmal einen Workshop organisieren sollte, um die Zusammenarbeit grundsätzlich zu verbessern.
Das kann durchaus sinnvoll sein. Aber nicht jede unklare Absprache braucht gleich einen halben Tag mit Flipcharts und Moderationskarten.
Wir finden, man muss solche Situationen auch nicht unnötig kompliziert machen. Bei allaboutHRLaw mögen wir pragmatische Lösungen, und dazu gehört für uns auch, dass nicht jede Unklarheit gleich zum großen Kommunikationsproblem erklärt werden muss.
Nicht jede Absprache muss perfekt sein, und auch in gut organisierten Teams läuft nicht immer alles reibungslos. Missverständnisse im Arbeitsalltag gehören manchmal einfach dazu. Viel interessanter finden wir deshalb die Frage, wie man damit umgeht.. Viel interessanter finden wir deshalb die Frage, wie man damit umgeht: Wird erst einmal ausführlich diskutiert, wer was falsch verstanden hat? Oder schaut man gemeinsam, wie es beim nächsten Mal besser funktionieren kann?
Wir wären definitiv für die zweite Variante. Spart Zeit, Nerven und meistens auch das nächste Meeting.
Gerade in kleineren Unternehmen sind kurze Wege, schnelle Entscheidungen und wenig Bürokratie schließlich echte Vorteile. Die sollte man sich auch beim Wachstum möglichst bewahren.