Es gibt drei Worte, bei denen man im Arbeitsalltag eigentlich schon hellhörig werden müsste: „Nur ganz kurz …“
Sie klingen harmlos. Freundlich sogar. Nach einer kleinen Frage, einer schnellen Abstimmung oder einer Information, die man eben noch loswerden möchte.
„Hast du nur ganz kurz fünf Minuten Zeit?“
„Klar, was gibt’s?“
Fünf Minuten später ist die ursprüngliche Frage beantwortet. Zehn Minuten später spricht man über ein anderes Thema. Nach zwanzig Minuten hat sich noch eine Kollegin dazugeschaltet, weil sie dazu vielleicht auch etwas sagen kann.
Nur eine Person sitzt anschließend vor ihrem Bildschirm und überlegt: Was wollte ich eigentlich gerade machen? 😉
Willkommen im ganz normalen Arbeitsalltag. Solche Unterbrechungen im Arbeitsalltag kennt vermutlich jeder. Sie gehören zur Zusammenarbeit dazu, können hilfreich sein und haben trotzdem die erstaunliche Fähigkeit, einen gut geplanten Tag durcheinanderzubringen.
Eigentlich wollte man heute richtig viel schaffen
Stellen wir uns einen gewöhnlichen Dienstag vor. Der Kaffee steht bereit, der Kalender sieht erstaunlich übersichtlich aus und auf der To-do-Liste stehen drei Aufgaben, die heute unbedingt erledigt werden sollen.
Man öffnet das erste Dokument, liest sich ins Thema ein und ist gerade dabei, einen komplizierteren Gedanken zu Ende zu bringen.
Pling.
„Guten Morgen! Hast du mal ganz kurz Zeit?“
Natürlich hat man. Zumindest fünf Minuten.
Es geht um eine Rückfrage zu einem laufenden Projekt. Die lässt sich schnell beantworten. Allerdings fehlt eine Information, also schaut man gemeinsam nach. Und weil man gerade ohnehin spricht, könnte man ja auch noch das Thema von letzter Woche klären.
Als das Gespräch endet, ist der Kaffee kalt. Das Dokument ist noch geöffnet, aber der Gedanke von vorhin hat sich irgendwo zwischen zwei Rückfragen und einer spontanen Projektbesprechung verabschiedet.
Also noch einmal von vorne. Kaum hat man sich wieder eingearbeitet, erscheint die nächste Nachricht: „Sorry, eine letzte Frage noch …“
Und plötzlich ist es Mittag. So schnell können Unterbrechungen im Arbeitsalltag dafür sorgen, dass selbst die beste To-do-Liste eher zur Wunschliste wird.
Warum Unterbrechungen im Arbeitsalltag zur Gewohnheit werden
Das Interessante ist: Niemand möchte damit absichtlich den Arbeitstag anderer durcheinanderbringen. Die meisten spontanen Fragen entstehen aus einem guten Grund. Man möchte eine Aufgabe voranbringen, eine Entscheidung treffen oder sicherstellen, dass man etwas richtig verstanden hat.
Und manchmal ist ein kurzer Austausch tatsächlich die beste Lösung.
Schwierig wird es, wenn jede Unsicherheit sofort eine Nachricht auslöst und jede kleine Entscheidung unmittelbar abgestimmt werden soll. Dann kommunizieren alle den ganzen Tag miteinander, aber kaum jemand findet längere Zeit Ruhe für die eigenen Aufgaben.
Das Verrückte daran? Am Abend waren alle beschäftigt. Trotzdem stehen einige Punkte noch genauso auf der Liste wie am Morgen.
Dabei fühlt sich der Tag keineswegs unproduktiv an. Schließlich hat man Fragen beantwortet, Probleme gelöst, Kollegen unterstützt und an mehreren Projekten mitgedacht. Nur die eigene To-do-Liste scheint davon erstaunlich unbeeindruckt.
„Wo du gerade da bist …“ – der heimliche Zeitdieb
Die Anschlussfrage tritt bevorzugt dann auf, wenn ein Gespräch eigentlich schon beendet ist.
„Super, danke dir!“
„Sehr gerne.“
Kurze Pause.
„Ach, wo du gerade da bist …“
Und schon beginnt die zweite Runde.
Vielleicht geht es um die Urlaubsplanung, eine offene Bewerbung oder die Frage, wer für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist.
Gerade in kleineren Unternehmen sind die Wege kurz. Man kennt sich, weiß, wer die passende Antwort hat, und muss nicht erst drei Formulare ausfüllen, um etwas zu klären. Zum Glück! Nur haben kurze Wege einen Nebeneffekt: Sie werden auch dann genutzt, wenn es gar nicht eilig ist.
So wird aus einer hilfsbereiten Kollegin irgendwann die Person, die wirklich alles weiß – nur leider kaum noch zu ihren eigenen Aufgaben kommt. Und wenn sie einmal nicht sofort antwortet, fragt man sich schon, ob der Chat vielleicht kaputt ist.
Dabei ist es eigentlich schön, wenn Menschen wissen, an wen sie sich wenden können. Es zeigt Vertrauen und eine unkomplizierte Zusammenarbeit. Nur sollte daraus nicht automatisch die Erwartung entstehen, dass jede Antwort innerhalb von dreißig Sekunden kommen muss.
Wenn Hilfsbereitschaft zur Dauerverfügbarkeit wird
Wir mögen Menschen, die unkompliziert helfen. Die nicht bei jeder Frage auf Zuständigkeiten verweisen, sondern sagen: „Klar, ich schaue mal.“ Solche Menschen halten vieles am Laufen. Aber zwischen Hilfsbereitschaft und permanenter Verfügbarkeit liegt ein Unterschied.
Wer immer sofort antwortet, vermittelt ungewollt den Eindruck, dass das jederzeit möglich ist. Die eine Person denkt: „Ich frage lieber schnell, dann kann ich weitermachen.“ Die andere: „Ich kann doch jetzt nicht einfach nicht antworten.“ Beide möchten ihre Arbeit gut machen.
Besonders spannend wird es, wenn Führungskräfte beteiligt sind. Eine beiläufige Frage der Geschäftsführung kann bei Mitarbeitenden ganz anders ankommen als eine Nachricht unter Kollegen.
„Kannst du dir das kurz anschauen?“
Was unverbindlich gemeint war, wird möglicherweise sofort zur obersten Priorität. Dabei hätte eine Antwort am Nachmittag völlig gereicht.
Bei Unterbrechungen im Arbeitsalltag liegt die Herausforderung also manchmal weniger in der Frage selbst als in der Dringlichkeit, die wir ihr unbewusst geben.
Ein freundliches „Passt es gerade oder lieber später?“ kann deshalb erstaunlich viel bewirken. Und manchmal ist es genauso hilfreich, direkt dazuzuschreiben: „Hat keine Eile.“
Unterbrechungen im Arbeitsalltag gibt es auch im Homeoffice
Wer glaubt, spontane Unterbrechungen entstünden hauptsächlich im Büro, hat vermutlich noch nie einen besonders lebhaften Teams-Chat erlebt. 😉
Im Büro steht plötzlich jemand in der Tür. Im Homeoffice kommen Unterbrechungen im Arbeitsalltag meist als Nachricht auf dem Bildschirm. Das Prinzip ist ähnlich: „Bist du gerade da?“ oder „Können wir schnell telefonieren?“ Und natürlich der Klassiker: „Ich rufe einfach mal kurz durch.“
Wir bei allaboutHRLaw arbeiten seit vielen Jahren remote. Und natürlich kennen auch wir diese berühmten „Nur ganz kurz …“-Momente.
Denn nur weil wir nicht gemeinsam in einem Büro sitzen, heißt das noch lange nicht, dass spontane Rückfragen, Teams-Nachrichten oder ungeplante Gespräche bei uns nicht dazugehören.
Im Gegenteil: Gerade wenn man räumlich getrennt arbeitet, ist der unkomplizierte Austausch wichtig. Mal braucht jemand schnell eine zweite Meinung, mal gibt es eine Rückfrage zu einem Kundenthema und manchmal ergibt sich aus einem kurzen Gespräch eine Idee, auf die man allein vielleicht gar nicht gekommen wäre.
Gleichzeitig wissen wir aus Erfahrung, dass gute Zusammenarbeit nicht bedeutet, jederzeit verfügbar sein zu müssen.
Vielleicht bereitet jemand gerade ein Kundengespräch vor, arbeitet an einem Konzept oder versucht endlich, die Aufgabe abzuschließen, die seit dem Morgen auf der Liste steht. Ein grüner Statuspunkt sagt darüber erstaunlich wenig aus.
Für uns gehören deshalb Vertrauen, Eigenverantwortung und unkomplizierte Kommunikation zusammen. Wir möchten, dass man Fragen stellen, sich gegenseitig unterstützen und auch spontan miteinander lachen kann. Aber genauso selbstverständlich sollte es sein, einmal zu sagen: „Ich bin gerade mitten in etwas. Lass uns später sprechen.“
Das ist keine Unhöflichkeit. Es ist einfach eine andere Form, Rücksicht aufeinander zu nehmen.
Und seien wir ehrlich: Die meisten Fragen sind auch eine halbe Stunde später noch da. Manchmal haben sie sich bis dahin sogar von selbst erledigt.
Wenn das Team wächst, wachsen die Rückfragen mit
Was in einem Team mit fünf Menschen wunderbar funktioniert, kann bei zwanzig oder dreißig Mitarbeitenden plötzlich anders aussehen. Früher wusste jeder, woran die anderen arbeiten. Entscheidungen wurden direkt getroffen, Informationen nebenbei ausgetauscht.
Mit zunehmender Teamgröße kommen neue Aufgaben hinzu, Zuständigkeiten werden vielfältiger und nicht mehr alle kennen sämtliche Hintergründe. Nur manche Gewohnheiten aus der Anfangszeit bleiben bestehen.
Die Gründerin wird weiterhin bei jeder Kleinigkeit gefragt, obwohl es längst Verantwortliche für einzelne Bereiche gibt. Die Kollegin aus der Administration beantwortet zum fünften Mal dieselbe Frage, weil die Information zwar dokumentiert ist, aber niemand weiß, wo. Und der Projektverantwortliche sitzt in der dritten spontanen Abstimmung des Tages, während sein eigentlicher Terminplan langsam zur Dekoration wird.
Solche Situationen kennen wir auch aus unserer Arbeit mit Start-ups und kleinen und mittelständischen Unternehmen.
Gerade wenn Teams wachsen, merkt man oft an zunehmenden Unterbrechungen im Arbeitsalltag, dass sich etwas verändert hat. Was früher mit einem kurzen Zuruf funktionierte, braucht irgendwann ein bisschen mehr Klarheit. Nicht unbedingt mehr Regeln, mehr Meetings oder komplizierte Prozesse. Manchmal reicht es schon, wenn alle wissen, wer für welches Thema zuständig ist und wo bestimmte Informationen zu finden sind.
Häufige Unterbrechungen im Arbeitsalltag können deshalb auch ein Hinweis darauf sein, dass sich die Zusammenarbeit noch an alte Gewohnheiten klammert, obwohl das Unternehmen längst einen Schritt weiter ist. Und genau solche kleinen Beobachtungen finden wir bei allaboutHRLaw spannend. Denn gute Personalarbeit zeigt sich für uns nicht nur in sauber organisierten Prozessen, sondern auch darin, wie gut die Zusammenarbeit im Alltag funktioniert
Schließlich soll niemand erst eine halbe Stunde nach der richtigen Ansprechperson suchen müssen. Aber eben auch nicht jede Frage bei derselben Person landen.
Ein bisschen Spontanität darf trotzdem bleiben
Bei all diesen Unterbrechungen im Arbeitsalltag könnte man auf die Idee kommen, spontane Gespräche grundsätzlich abzuschaffen. Keine ungeplanten Anrufe, jede Frage schriftlich, Antworten nur zu festgelegten Zeiten.
Das wäre vielleicht ordentlich organisiert – und für viele Teams ziemlich langweilig.
Denn seien wir ehrlich: Einige der besten Ideen entstehen nicht in sorgfältig vorbereiteten Terminen, sondern wenn jemand nebenbei eine Beobachtung teilt. Aus einer kurzen Frage wird ein hilfreicher Gedanke, aus einem spontanen Gespräch eine Lösung, auf die vorher niemand gekommen wäre.
Und manchmal tut es auch einfach gut, zwischendurch mit Kollegen zu lachen, statt ausschließlich über Aufgaben, Termine und Zuständigkeiten zu sprechen.
Wir finden: Gute Zusammenarbeit braucht beides. Menschen, die sich gegenseitig unterstützen, und den Freiraum, auch einmal ungestört arbeiten zu können.
Dafür braucht es nicht unbedingt einen neuen Prozess oder die nächste große Teamregel. Oft reicht schon ein bisschen gegenseitiges Verständnis.
Wer gerade konzentriert arbeitet, darf das sagen. Und wer eine Frage stellt, muss nicht enttäuscht sein, wenn die Antwort erst später kommt.
Gerade in wachsenden Unternehmen ist das eine schöne Form von Vertrauen: Man muss nicht ständig verfügbar sein, um gut zusammenzuarbeiten.
„Nur ganz kurz …“ bleibt uns vermutlich erhalten
Machen wir uns nichts vor. Auch morgen wird irgendwo jemand eine Nachricht schreiben, die mit „Nur ganz kurz …“ beginnt. Eine eigentlich abgeschlossene Besprechung bekommt noch ein zweites Thema, und mindestens eine Person wird feststellen, dass ihr Kaffee inzwischen kalt geworden ist.
Vermutlich werden auch wir bei allaboutHRLaw nicht plötzlich aufhören, uns spontan auszutauschen. Und das wollen wir ehrlich gesagt auch gar nicht.
Denn Zusammenarbeit lebt von Menschen, von Fragen, von Ideen und manchmal eben auch von Gesprächen, die ein bisschen länger dauern als geplant.
Vielleicht lohnt es sich nur, beim nächsten „Hast du fünf Minuten?“ kurz zu überlegen, ob es wirklich jetzt sein muss.
Denn manchmal ist die kollegialste Antwort auf „Hast du ganz kurz Zeit?“ tatsächlich: „Sehr gerne. In einer halben Stunde?“ 😉
Und wie ist das bei euch?
Gibt es in eurem Team auch diese berühmten Fünf-Minuten-Fragen, aus denen plötzlich ein halbes Meeting wird? Oder habt ihr einen guten Weg gefunden, spontanen Austausch und konzentriertes Arbeiten unter einen Hut zu bekommen?
Wir mögen unkomplizierte Zusammenarbeit, kurze Wege und Menschen, die füreinander mitdenken. Gleichzeitig glauben wir, dass Vertrauen auch bedeutet, einander Freiraum zu lassen. Denn gute Personalarbeit muss nicht kompliziert sein. Und ein bisschen Humor darf dazugehören